En el modulo de Outlook aprendí que es este programa y la utilidad que le podemos dar debido a todas las herramientas que nos proporciona. También que es un formato de correo y cuales son las partes que componen a un mensaje, trabajamos con las partes de la ventana de Outlook y utilizamos las herramientas a las que nos da acceso como acceder al correo, los contactos y calendario; y ademas aprendimos a crear nuestra propia firma para mandar un correo electrónico y a crear listas de distribución.
Introducción a Outlook
¿Qué es Outlook?
Aprendí que Outlook es un programa de Microsoft Office que nos permite trabajar con nuestro correo electrónico de una manera más sencilla y que ademas nos permite tener comunicación con otros usuarios mediante el envío de mensajes por correo, el uso de calendario y contactos.
Partes de la ventana de Outlook
- Fichas.
- Barra de herramientas.
- Panel de lectura.
- Carpetas de correo.
- Panel de navegación.
- Favoritos.
- Calendario.
- Buscadores.
- Bandeja.
- Servidor.
- Opciones de vista
¿Qué es un correo electrónico?
Un correo electrónico es aquello que permite enviar y recibir mensajes de una manera mas fácil y rápida.
Para poder enviar un correo electrónico mediante el programa de Outlook se tienen que seguir los siguientes pasos:
- Dar clic en la ficha inicio
- Clic en la opción nuevo mensaje
- Luego tenemos que escribir el correo electrónico de la persona a la que queremos enviarle el mensaje
- Después tenemos que escribir el asunto que llevara el correo
- Escribimos la información que deseamos mandarle a la otra persona.
- Damos clic en enviar
Aprendí que existen muchos servidores que brindan a las persona el servicio de correo electrónico y así les permiten comunicarse con otros a través de su servidor, algunos de estos son:
Un servidor de correo es donde se almacenan todos nuestros correos electrónicos.
También aprendí que existen diferentes tipos de archivos que podemos enviar en un mensaje de correo como imágenes, vídeos, documentos, entre otros.
Al igual que al enviar un correo al mismo proveedor este recibe el nombre de Entrega local, por ese mismo hecho de pertenecer al mismo proveedor.
Formato de correo electrónico
Aprendí que los correos electrónico en siguen una norma internacional que permite que estos correos sean legibles para las personas que reciben el mensaje.
Las partes en las que se divide un mensaje son:
- Encabezado: es la parte que encuentra a la vista de la persona que recibe mensaje.
- Cuerpo del mensaje: esta es la parte donde la persona que envía el correo puede escribir la información que quiere compartir con la otra persona que recibirá el mensaje.
- Archivos adjuntos: estos archivos tienen la características de ser de cualquier tipo como imágenes, documentos, vídeos, entre otros.
También aprendí que al enviar un correo a una persona, podemos al mismo tiempo mandarle a una persona diferentes mismo mensaje pero con una copia oculta (CCO), de manera que el destinatario original no sepa de esto.
Firmas en Outlook
Aprendí que las firmas son es aquel texto que Outlook agrega de manera automática a los textos que mandamos.
Además, que cada cuenta de correo puede crear una o mas firmas y luego decidir cuando las va a utilizar, por ejemplo una firma para los nuevos mensajes, otra firma diferente para los mensajes reenviados y una totalmente diferente de las otras dos para los mensajes que son respondidos.
Ejercicio:
Crear una firma propia
Aprendí los pasos que debo de seguir en Outlook para poder crear mi propia firma, los cuales son los siguientes:
- Dar clic en la ficha archivo
- Seleccionar opciones
- Luego seleccionar la opción correo
- Al final dar clic sobre firmas
- Aquí es donde podemos crear nuestra firma incluyendo nuestros datos personales o una imagen
- Clic en aceptar y luego seleccionada firma que se quiere utilizar en el mensaje
Lista de Distribución
Las listas distribución son un conjunto de direcciones que nosotros mismos agrupamos en diferentes características ya sea amigos, familiares, o compañeros de trabajo.
Mediante una lista de distribución, podemos mandarle el mismo mensaje a un grupo determinado de personas que se encuentran en nuestras listas y así no tenemos que agregar a cada contacto al que le queramos nadar el mensaje uno por uno.
Ejercicio:
Crear una lista de distribución
Aprendí cuales son los paso que debo de seguir para poder crear una lista de distribución:
- Seleccionamos Contactos
- Luego clic en la opción Nuevo grupo de contactos
- Debemos de asignarle el nombre que sea mas conveniente al grupo
- Después debemos de empezar a agregar a los contactos que queremos desde el programas Outlook
Pero si no tenemos el correo de una persona que queremos agregar en los contactos de Outlook, lo que debemos de hacer es:
5. Seleccionar Nuevo contacto de correo electrónico y agregar en nuevo correo con todos los datos
Modificar una lista de distribución
También aprendí que aunque ya tengamos creada una lista de distribución, podemos modificarla cambiándole el nombre, añadiendo en nuevos contactos, o eliminándolos, y podemos realizar estos cambios solamente dando doble clic sobre la lista.
Pero así como podéis modificar una lista, también podemos eliminarla pulsando eliminar sin necesidad de abrir esta lista.
Calendarios
Esta puede considerarse la segunda herramienta mas utilizada en el programa de Outlook, ya que nos permite a los usuarios realizar nuestras propias anotaciones como visitas, cumpleaños, cenas, aniversarios, entre otras.
Menú emergente del calendario
En Outlook podemos encontrar muchas herramientas que nos ayuden a planificar diferentes actividades, ya sean citado reuniones o cualquier otra pero que sean llevadas en una agenda o calendario.
Ejercicio:
Agregar fechas importantes al calendario
Para poder dejar una fecha importante programada en nuestro calendario de Outlook se tienen que seguir los siguiente pasos:
- Clic en la ficha inicio
- Seleccionar la opción calendario
- Dar clic en Nueva cita o reunión lo cual dependería de lo que deseamos agregar al calendario
- Luego debemos de escribir el asunto o de lo que se tratara la cita o reunión
- Escribimos el lugar y la hora de nuestra cita o reunión
- Podemos también programar un aviso para poder recordar la cita o reunión antes la fecha
- Programamos la hora en la que terminara nuestra cita o reunión y damos clic en guardar y cerrar
Notas
Las notas son pequeños recordatorios de actividades o reuniones que son de mucha utilidad para poder planear esta actividad con tiempo.
Ejercicio:
Crear una nota
Para crear un nota en Outlook se deben de seguir los siguientes pasos:
- Dar clic en la ficha inicio
- Luego en seleccionar el icono Notas
- Seleccionar Nueva nota
- Luego debemos de escribir la cita o actividad que deseando recordar
- Al final damos un entre y luego podemos ver la nota que hemos creado
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